El archivo se creó en 1785 para guardar la información sobre la administración de las colonias españolas en un mismo lugar. Para empezar nos han comentado la estructura externa del edificio, que es de estilo herreriano. Hemos entrado y hemos visto algunas copias de documentos, las estanterías para almacenarlos y dos cofres en los cuales se transportaban. Más tarde hemos acudido a una charla en la que nos han explicado qué es un archivo y cómo se usaba Pares.
Resulta que un archivo es una institución, no todos los sitios sonde se guardan documentos son archivos, por lo tanto. Es un lugar que conserva preferentemente la documentación de la administración pública y que puede contener documentos privados. Un archivo se genera desde que se unos expedientes tramitados se guardan, es, por lo tanto, la documentación que genera una institución. La última de las etapas es el archivo histórico cuya finalidad es la consulta. En el archivo histórico los usuarios de todo tipo pueden acceder a la documentación.
¿Pero qué ocurre cuando no tienes muy claro en que archivo buscar, o no te puedes acercar al archivo en cuestión? Pues para eso existe Pares. Pares es una herramienta para que los usuarios no presenciales puedan consultar información, aunque ésto nunca será lo mismo que verla porque hay muchos archivos y no tanta información.
Hay que tener en cuenta que cuando se pone una palabra en el buscador aparecerán todos los documentos que tengan en la descripción esta palabra, esas palabras se llaman descriptores. Es además muy recomendable buscar con la mentalidad de la época, quiero decir, que por ejemplo al buscar un apellido no podemos ceñirnos únicamente a la regla actual ya que antiguamente no existían esas reglas (Vázquez, Bazquez, Vasquez...), mujeres independientes, justicia, libertad... son términos que no se entienden igual en una época que en otra, y eso hay que tenerlo en cuenta en la búsqueda.
Por último, no se van a encontrar libros, sólo se encuentran documentos administrativos, normalmente con grafías distintas a las nuestras.
También hay que recordar que en Pares no está la información la mayoría de las veces, sólo hay resúmenes, a veces muy pormenorizados o a veces solamente un título. Por lo tanto Pares debería utilizarse para decidir que archivo se quiere utilizar según la información que se necesite.
Antes de Pares, en el año 2000, se creó el AER (Archivo Español en Red) al que luego Pares sustituyó.
Dejo algunas de las fotos que saqué de la visita. No son de buena calidad pero se puede ver parte del interior del edificio y dos de los cofres en los que se guardaban documentos.
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